実践！購買注文書を使ったTOEIC対策

アメリカの支社に来て間もないAさんは、研修も兼ねて、ジョー氏にPO（purchase order=購入注文書）について説明をうけます。

The Purpose and Detail of a Purchase Order (購買注文書の目的と詳細)

The Reason Behind Creating a PO (POを作成する理由)

ジョー氏: “Ah, A-san, you’re just in time. I’ve finished drafting a purchase order for our office supplies. We create these to have a written record that details what we’re buying, from whom, and at what price. It helps us manage our inventory and finances.”
訳: 「ああ、Aさん、ちょうどいいタイミングだね。オフィス用品の購買注文書を作成し終えたところだ。これを作ることで、何を、誰から、どの価格で購入するのかを詳細に記した書面記録が得られるんだ。これによって、私たちの在庫と財務を管理するのに役立つんだよ。」

Aさん: “I see. But what exactly does each part of this PO mean?”
訳: 「なるほど。でも、このPOの各部分は具体的に何を意味しているんですか？」

Breaking Down the PO (POの解説)

ジョー氏: “Let me walk you through it. Here, under ‘Backoffice’, is our company’s name and address. That’s us. The ‘Supplier’ is Amazon, from whom we’re purchasing. This PO No: #6 is unique to this transaction.”
訳: 「説明しよう。ここ、「Backoffice」と書かれているのが、私たちの会社の名前と住所だ。それが私たちだ。そして「Supplier」は、私たちが購入しているAmazonだ。「PO No: #6」はこの取引に固有のものだよ。」

ジョー氏: “Each item, like this ‘Canon TS6420 Printer’, has a specific ‘Item’ number, a ‘Description’, and we’ve ordered ‘2’ at a ‘Item Price’ of $99.99 each. The ‘Total’ for these printers is $199.98.”
訳: 「「キャノン TS6420 プリンター」のような各アイテムには、特定の「Item」番号があり、「Description（詳細な商品名）」があり、私たちはそれぞれ$99.99で「2つ」注文した。「Total」でこれらのプリンターは$199.98だ。」

From Receipt to Recording (受領から記帳まで)

Aさん: “And what happens when we receive the goods?”
訳: 「そして、商品を受け取ったらどうなるんですか？」

ジョー氏: “When the items arrive, we check them against this PO and the delivery slip to make sure everything’s correct. Then, when we receive the invoice, we match it with the PO before entering it into our accounting system. It’s all about ensuring accuracy.”
訳: 「アイテムが到着したら、このPOと納品書を照らし合わせて、すべてが正しいか確認するんだ。それから、請求書を受け取ったら、それを会計システムに入力する前にPOと照らし合わせる。すべては正確性を確保するためだよ。」

※POは注文時に売り手（この場合だとアマゾン）に送られているので、その控えと、納品書、実際の品、そして請求書の内容が一致することを確認することが大事です。

ジョー氏: “For instance, see the ‘Total Net’ here? $1,252.10. We’ll make sure the invoice we receive shows the same amount before we process it for payment.”
訳: 「例えば、ここにある「Total Net」を見てみようか。$1,252.10だ。「Total Net」は$1,252.10だ。私たちは、支払い処理をする前に、受け取った請求書が同じ金額を示していることを確認するんだ。」

Aさん: “So it’s a detailed process to keep our accounts in order. Got it!”
訳: 「つまり、私たちの勘定を整理するための詳細なプロセスなんですね。理解しました！」

Purchase Order (PO) Details and Translation (購買注文書の詳細と訳)

Navigating Through a Purchase Order (購買注文書の各項目の説明)

Aさん: “Joe-san, could you explain every part of this PO to me?” 訳: 「ジョーさん、このPOの各部分を全部説明してくれませんか？」

ジョー氏: “I’d love to, A-san, but I have another meeting now. Here, I’ve made a quick note of what each part means. It’s all yours!” 訳: 「喜んで、Aさん。でも、今から別の会議があるんだ。ほら、各部分が何を意味しているかを簡単にメモしたよ。これをどうぞ！」

• Company (会社): The name and address of the entity making the purchase. (購入する企業の名前と住所)
• PO No: (PO番号): A unique identifier for the purchase order. (購買注文書の一意な識別子)
• PO Status (POステータス): The current status of the order, such as ‘Open’ or ‘Closed’. (注文の現在のステータス。例えば「Open」や「Closed」)
• Supplier (供給者): The company from which the goods or services are being purchased. (商品やサービスを購入している会社)
• Delivery Address (配送先住所): The location to which the order should be delivered. (注文の配送先)
• Requested by (要求者): The person who has requested the items. (アイテムを要求した人)
• Delivery Date (納期): The expected date when the goods will be delivered. (商品が配送される予定日)
• Payment Terms (支払条件): The terms under which payment will be made, such as ‘3 days’. (支払いが行われる条件。例えば「3日以内」)
• Department (部門): The department for which the goods are being ordered. (商品を注文する部門)
• Item No (アイテム番号): The specific number assigned to the item by either the buyer or seller. (購入者または販売者によってアイテムに割り当てられた特定の番号)
• Description (説明): A detailed description of the item being ordered. (注文されたアイテムの詳細な説明)
• QTY (数量): The quantity of the item being ordered. (注文されるアイテムの数量)
• Item Price (アイテム価格): The price per unit of the item. (アイテムの単価)
• Total (合計): The total amount for each line item, calculated as Quantity times Item Price. (各行アイテムの合計金額。数量×アイテム価格で計算される)
• Total Net (合計ネット): The total amount for all items before any additional charges. (追加料金を含まない、すべてのアイテムの合計金額)
• Delivery (配送): The charge for delivery if applicable. (該当する場合の配送料金)
• Tax (税金): The applicable tax amount on the purchase. (購入にかかる適用税額)
• Total (総合計): The total amount due including items, delivery, and tax. (アイテム、配送、税金を含む支払い総額)

GAAP（一般に認められた会計原則）における記帳について

Understanding GAAP in the Context of POs (POの文脈でGAAPを理解する)

Aさん: “But wait, Joe-san! What about recording these in our books? When do we do that?”
訳: 「待ってください、ジョーさん！でも、これらを私たちの帳簿に記録するのはいつですか？いつ記録すればいいんですか？」

ジョー氏: pausing and smiling “A-san, under GAAP, we don’t record an obligation when we create a PO. It’s not an actual liability yet. We wait until the goods are received, inspected, and the invoice is verified. That’s when it becomes a payable in our books. It’s all about timing and accuracy.”
訳: 立ち止まり、微笑みながら 「Aさん、GAAPの下では、POを作成した時点で負債を記録することはありません。まだ実際の負債ではないんだ。商品を受け取り、検査し、請求書が検証されるまで待つんだ。それが私たちの帳簿で支払い可能になる時なんだ。タイミングと正確性がすべてだよ。」

※支払い可能=payable=実際の負債。USGAAPアメリカの会計基準では、これが負債（お金を借りている状態）を記帳するタイミングであり、その理解が大事だとジョーは言っています。会計ソフトを使っていても同じです。)

Aさん: “I see, it’s like not counting your chickens before they hatch, right?” 訳: 「なるほど、卵がかえる前に鶏を数えないみたいなものですね？」

ジョー氏: chuckling as he walks away “Exactly, A-san! You’re catching on quickly. Make sure to review that note, and we can discuss any questions you have later.” 訳: 去り際に笑いながら 「その通り、Aさん！あなたはすぐに理解するね。そのメモをよく見て、後で質問があれば話し合おう。」

Aさん: looking at the note with determination “I will, thank you, Joe-san!” 訳: 決意を持ってメモを見ながら 「はい、ありがとうございます、ジョーさん！」

～こうしてAさんはＰＯについてマスターしたのでした。～