英語で議事録をマスターする：基礎から応用まで

ビジネスシーンにおいて、会議の議事録は非常に重要な役割を果たします。(英語で”minutes of the meeting” または “minutes”）

議事録は会議での議論や決定事項を正確に記録し、参加者や関係者が後で内容を確認できるようにするためのものです。この記事では、ビジネス英語での会議の議事録の書き方を、JoeさんとAさんの会話形式で学びましょう。

会議の議事録・minutes of the meetingとは？

Joe: “A-san, do you know why it’s important to take minutes during meetings?”
「Aさん、会議で議事録を取ることの重要性を知っていますか？」

Aさん: “Not really, Joe. Could you explain it to me?”
「いいえ、Joeさん。説明していただけますか？」

Joe: “Sure. Minutes are a written record of what is discussed and decided in a meeting. They help everyone remember the discussions and actions that need to be taken.”
「もちろんです。議事録は、会議で議論され、決定されたことの書面記録です。それによって、全員が議論内容と取るべきアクションを思い出すことができます。」

議事録の基本要素

Joe: “There are several key components to include in the minutes: the date and time, participants, main discussion points, decisions made, and action items with assigned responsibilities.”
「議事録に含めるべきいくつかの重要な要素があります：日付と時間、参加者、主な議論ポイント、決定事項、そして担当者が割り当てられたアクション項目です。」

Aさん: “That sounds like a lot. How do I make sure I don’t miss anything?”
「それはたくさんありますね。どうすれば何も見逃さずに済むでしょうか？」

Joe: “Taking notes effectively during the meeting and then organizing them into a clear format afterwards is key. Let’s practice with a mock meeting.”
「会議中に効果的にメモを取り、その後それらを明確な形式にまとめることが重要です。模擬会議で練習しましょう。」

議事録：TOEICの問題形式

1. What is the main purpose of the meeting discussed in the minutes?
   • A) To finalize the product design
   • B) To review the team’s performance
   • C) To plan the new product launch
   • D) To discuss the budget allocation
     
2. Who is responsible for leading the market research?
   • A) Joe
   • B) A-san
   • C) Other Team Members
   • D) All participants
     
3. What age group is identified as the target customers for the new product?
   • A) Teenagers
   • B) Young professionals aged 25-35
   • C) Middle-aged adults
   • D) Seniors
     
4. Which of the following sales strategies was NOT mentioned in the minutes?
   • A) Online marketing campaigns
   • B) Partnerships with retail outlets
   • C) Television advertising
   • D) Both A and B were mentioned
     
5. When is the deadline to finalize the sales strategies?
   • A) By the end of March
   • B) By early April
   • C) During the next meeting
   • D) There is no specified deadline

解説と答え

1. C) To plan the new product launch
   議事録には、新製品の発売計画を議論することが主な目的として記載されています。
   
2. B) A-san
   A-sanは、市場調査をリードし、次回の会議で結果を共有する責任があります。
   
3. B) Young professionals aged 25-35
   目標顧客は、25歳から35歳の若手プロフェッショナルと特定されています。
   
4. C) Television advertising
   議事録では、オンラインマーケティングキャンペーンと小売店とのパートナーシップが販売戦略として議論されましたが、テレビ広告は言及されていません。
   
5. B) By early April
   販売戦略は4月初旬までに確定する必要があります。

まとめ

会議の議事録は、ビジネスコミュニケーションの基本であり、正確な記録がチーム内の明確なコミュニケーションと責任の所在を保証します。JoeさんとAさんの会話を通して、効果的な議事録の取り方の基本を学びました。日々の業務にこれらのポイントを活かし、より効率的で生産的な会議を目指しましょう。

激励の言葉として、議事録の作成は最初は難しく感じるかもしれませんが、練習を重ねることでスキルは確実に向上します。JoeさんとAさんの例を参考にしながら、自分のビジネス英語を磨き、会議の議事録作成に自信を持って取り組みましょう。